编一页项目资料索引，让同事找得到原件

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资料散落在多份会议稿、图片说明和统计表里时，用一张工作索引记录用途、版本、责任岗位及获准访问的位置。

编一页项目资料索引，让同事找得到原件资料散落在多份会议稿、图片说明和统计表里时，用一张工作索引记录用途、版本、责任岗位及获准访问的位置。从查找任务设计字段列出接手人最常问的两类问题，例如“本期数字引用哪张底表”和“哪份图稿经过确认”。为每份材料保留易于辨识的名称、版本日期、与其他资料的关系及保管岗位。索引提供定位路径，无需把原件再复制一遍。区分草稿、已确认稿和作废稿。格式相同或同名的资料不一定相同。访问受限的原件写授权渠道和责任岗位，不在开放索引中放可绕开权限的共享口令。工作索引不代替正式归档要求。虚构示例｜社区阅读月资料条目A-01：“场次台账，11月版，已核”，用于复核活动次数；条目P-02：“宣传图V3，待确认”，不能作为最终成图发送；条目P-03：“印制用稿V4，已确认”，关联确认记录R-04，正式引用该稿。让另一位同事按索引找到P-03，再指出与P-02的区别。他若只能找到整个文件夹，说明定位信息还需要细化。可以复制的索引条目资料编号［］；名称和用途［］；版本／日期［］；状态［草稿／已确认／历史参考］。存放位置或授权入口［］；责任岗位［］；关联底表或确认记录［］；最近验证可以打开的日期［］。检查索引是否可用相同文件名能否用编号和版次区分？受限资料是否写明正当申请途径？已替换原件时，索引与引用它的材料是否都指向正确版本？

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